Videoconferência: dicas e ferramentas para fazer sua reunião virtual

Reunir-se virtualmente com a equipe de trabalho sempre foi algo importante e necessário em muitas empresas. Essa prática da videoconferência apenas cresceu vertiginosamente ao longo dos muitos meses de isolamento social que fomos obrigados a manter.

A essa altura, muitas pessoas já estão “craques” em fazer reuniões por videoconferência. Mas ainda é preciso refletir sobre algumas regras ou boas práticas que precisam ser pensadas. Além disso, também vamos listar as ferramentas que podem ser utilizadas.

Não se atrase!

Muita gente se atrasa para as reuniões virtuais. Mesmo que não tenha que depender de horário de transporte público, ou que o trânsito não atrapalhe, é preciso se preparar alguns minutos antes. Muitas vezes, o aplicativo de videoconferência demora a abrir, ou acontece algum imprevisto. É importante estar a postos cerca de 5 minutos antes.

Preste atenção no que tem atrás de você

Qual é a imagem que as pessoas vão ver ao fundo na sua tela? São plantinhas, livro e uma parede? Ou são objetos largados, itens que podem ser desrespeitosos, ou cartazes ofensivos? É importante evitar situações embaraçosas!

Cuide do seu perfil

Qual é o apelido cadastrado na sua ferramenta de videoconferência? Às vezes, ao fazer o cadastro, acabamos utilizando nomes diferentes e descontraídos para falar com os amigos, por exemplo. Mas na hora do trabalho, é importante modificar esse nome e evitar o uso de termos pouco profissionais.

Aproveite o “mute”

Toda ferramenta de reuniões online tem uma opção para deixar seu microfone “mudo”. Assim, você evitar chiados e sons desnecessários no ambiente online da videoconferência. Acione o botão apenas quando precisar participar ativamente da reunião!

E quais as melhores ferramentas?

Existem inúmeros programas e aplicativos que podem ser utilizados em reuniões virtuais. Confira os mais utilizados:

Zoom

É a plataforma que mais cresceu nos últimos tempos, e suas funcionalidades certamente são o principal motivo. É fácil de gravar, traz facilidade para transmissões do tipo “webinar”, e tem um plano gratuito bastante razoável: permite reuniões de até 40 minutos com até 100 pessoas. Para ter maior capacidade, é necessário fazer assinaturas com valores anuais.

Google Meet

A plataforma de videoconferência do Google traz uma característica importante e típica da gigante da internet: o uso intuitivo. Tendo uma conta Google, é possível usar o Google Meet, fazer convites para reuniões e dividir tela com as pessoas de maneira quase “natural”, sem que seja necessário instalar programas no computador. Integrado ao Google Workspace, a ferramenta permite reuniões com limite de até uma hora, caso tenham mais de três participantes.

Skype

Um dos programas de videochamada mais antigos e conhecidos, o Skype hoje é pertencente à Microsoft e continua sendo uma ferramenta com suas vantagens. Além de permitir reuniões virtuais mais longas (com chamadas de vídeo de até 100 horas por mês, 10 horas por dia e 4 horas por chamada), as chamadas de áudio são ilimitadas e há a possibilidade de ligação para telefone (caso sejam adicionados créditos). A limitação na quantidade de pessoas, se antes era um empecilho, recentemente foi ampliada para 100.

Outros

Outras ferramentas, cada uma com suas vantagens e desvantagens, são: Cisco Webex, Microsoft Teams, Join.me, Jitsi Meet e GoTo Meeting.