Como utilizar ferramentas de gestão para melhorar o trabalho em equipe

Trabalho em equipe: eis uma coisa que sempre será um desafio para todos! Afinal de contas, o ser humano é complexo e sempre suscetível a transformações: e não podemos reclamar, pois é isso que faz parte da beleza de ser humano. No entanto, é preciso estar sempre atento às dificuldades do trabalho em equipe.

Dentre os principais desafios no trabalho em grupo, estão as falhas de comunicação, falta de organização e sobrecarga de trabalho. E as ferramentas de gestão se tornam grandes aliadas para otimizar processos e fortalecer a colaboração.

“Mas será que minha pequena empresa precisa disso?” A resposta é um retumbante SIM! Todas as empresas, a despeito do tamanho, podem se beneficiar das ferramentas de gestão.

É preciso estruturar tarefas e prazos

Já falamos em outros momentos, aqui neste blog, sobre as diferentes ferramentas de gestão, bem como as formas de aumentar a produtividade com elas. A partir dessas ferramentas, como Trello ou Monday.com, ClickUp, entre outros, é preciso compreender que a visualização clara do fluxo de trabalho evita retrabalho e aumenta a produtividade. Por isso, é fundamental que o gerente de projetos saiba estabelecer as melhores formas de separar o projeto em etapas.

Usar quadros de tarefas, cronogramas e listas compartilhadas são algumas das opções. Deve-se fazer sempre a seguinte pergunta: “está claro a todos os participantes quais suas tarefas e seus prazos?”. Se a resposta for positiva, o trabalho em equipe está favorecido.

Comunicação: centralizada para ser eficiente

Não tem jeito: para que a comunicação tenha menos ruídos, ela deve ser centralizada. Não é possível utilizar Whatsapp, Google Workspace, Teams e Zoom para conversas variadas com cada um dos membros da equipe.

O ideal é que a ferramenta oficial da empresa seja uma só, e que haja um coordenador de projetos para “tocar o barco”. É isso que permitirá reduzir ruídos de comunicação (embora sempre haja algum) e facilitar a troca de informações. A integração de mensagens e de trocas de arquivos deve ser integrada em um só ambiente para que o trabalho em equipe flua da melhor forma.

Feedback e cultura de comunicação

Se a equipe se sente confortável em realizar trocas e dar feedback, pode ter certeza de que a fluidez do trabalho será muito melhor.

É fundamental que todos os colaboradores acompanhem as métricas e ações em tempo real, podendo dar feedback constante em relação ao andamento do projeto e até mesmo a atitudes de relacionamento interpessoal. Vale ressaltar que relatórios e dashboards ajudam líderes e equipes a identificarem pontos fortes e áreas de melhoria. Por fim, é fundamental ressaltarmos que as ferramentas de gestão não substituem a interação humana e a boa e velha conversa, mas potencializam o trabalho conjunto. Por isso, ao utilizar as ferramentas no trabalho em equipe, a empresa (não importa o tamanho) cria uma cultura de transparência e responsabilidade.