Ferramentas de gestão: como utilizar e aumentar a produtividade da equipe

Qual a sua ferramenta de gestão preferida?

Não importa se você tem uma equipe presencial ou remota para o seu negócio: certamente você já precisou utilizar uma ferramenta de gestão! Se você seguiu utilizando ou se acabou parando, são “outros quinhentos”, não é mesmo?

Mas calma!

Não importa em que situação você está no uso das ferramentas de gestão, nem mesmo a posição da sua empresa no momento (em início de operações, experiente, local, internacional etc.).

Neste artigo, vamos te mostrar algumas medidas para utilizar ferramentas de gestão e aproveitar para que elas aumentem a produtividade.

1- Escolha as ferramentas de gestão

Já falamos aqui no blog sobre tipos de ferramentas que facilitam o trabalho de equipes remotas: além das famosas ferramentas de reunião online (do Google Meet ao Zoom), temos também as ferramentas armazenamento, suporte ao cliente, e outras. No entanto, neste artigo o foco está nas ferramentas de gerenciamento de projetos!

Entre as ferramentas usadas para gerenciar projetos, temos o Trello, Asana e Monday como as principais ferramentas utilizadas atualmente. Na Issoaí Design, temos uma certa preferência pelo Trello, mas pode ser que você prefira outros.

Escolheu qual vai usar? Fique com ela e evite mudar. Infelizmente, é normal começar a utilizar uma ferramenta como o Trello e logo deixar de lado porque ele parece confuso, ou porque um projeto em específico parece não “combinar” com ele. Dê um tempo até as coisas se organizarem e até sua equipe se adequar à ferramenta. Se depois de alguns meses você sentir que a ferramenta não funciona para sua equipe, aí talvez seja o momento de fazer uma troca.

Quer escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos? Aproveite que todas elas têm um período de testes e use-as gratuitamente por alguns dias para experimentar. Mas nada de migrar TUDO DE UMA VEZ: escolha um projeto e/ou uma parte da equipe para fazer os testes e dar um feedback.

2- Comunicação sucinta e “em horário comercial”

A gente sabe que é muito tentador, a depender da situação da sua empresa, fazer um grande grupo no Whatsapp com todo mundo e se comunicar por lá. Mas será que isso não vai confundir o profissional e o pessoal da equipe? Eles terão algum número somente para o trabalho, sem mensagens no meio da madrugada ou do feriado?

Não adianta querer uma equipe produtiva e engajada com pessoas vivendo 24 horas por dia em função do trabalho. Portanto, estabeleça as regras da comunicação (em aparelhos separados ou, quem sabe, em ferramentas mais exclusivas) e garanta que elas serão seguidas.

3- Tenha uma liderança

Se você está buscando melhorar a gestão e produtividade da sua equipe, talvez você não tenha necessariamente um líder para “comandar a orquestra”, ou seja, um gerente de projetos. Sabemos que não é fácil, mas é importante que você atue nesse sentido (ou escolha uma pessoa para fazer isso). Então, dependendo do tamanho da equipe, selecione quem vai “checar” os passos e dominar a ferramenta para poder ficar a par de tudo o que está rolando!

4- Por fim, tenha metas claras e prazos justos

Já que o assunto é ter ferramentas de gestão junto com produtividade, lembre-se de garantir que essa ferramenta demonstre a todos duas coisas importantes: metas realistas e prazos que fazem sentido.

Metas realistas são factíveis e possíveis de serem atingidas. Nada de “dobrar a meta”, hein? O segredo para que uma equipe esteja focada em atingir as metas é que elas sejam possíveis. Caso contrário, se elas nunca são batidas, uma hora a equipe perde totalmente o interesse.

Prazos justos se baseiam na data real da entrega de um projeto: é claro que ninguém quer entregar tudo “em cima da hora”, e fazer entregas antes do tempo é importante para que tudo seja concluído com tranquilidade. No entanto, não adianta pedir para que algo seja entregue no dia 10, se o gerente ou cliente só vai conseguir olhar par o projeto no dia 15. Se for assim, talvez um prazo para o dia 14 permita que o trabalho seja feito com mais qualidade!

Asana X Trello X Monday

Por fim, decidimos colocar aqui algumas comparações entre as ferramentas Trello, Asana e Monday!

Vantagens do Asana: mais preparo para projetos muito complexos e com equipes grandes e relatórios detalhados de cada projeto.

Desvantagens do Asana: também pode ser mais confuso e complexo de se usar, o que o torna muito dependente de uma equipe bem “azeitada”.

Vantagens do Trello: interface intuitiva com os cartões (ou cards) e boas integrações.

Desvantagens do Trello: personalização mais limitada e capacidade limitada para projetos muito complexos.

Vantagens do Monday: mais flexível e personalizável, com recursos de automação dos processos. Desvantagens do Monday: o preço costuma ser menos acessível.