Boas práticas para gerenciar equipes remotas

Gerenciar equipes é sempre desafiador. Organizar as tarefas, definir prazos e acompanhar a realização de cada etapa dos projetos pode demandar muito tempo em um escritório. Mas e quando a equipe atua de maneira remota?

Se liderar equipes presenciais já é trabalhoso, as equipes remotas podem trazer problemas diferentes (a despeito das vantagens), e por isso exigem algumas medidas incomuns nos escritórios tradicionais.

Pensando nisso, trouxemos algumas boas práticas para gerenciar equipes remotas. Confira se você faz tudo isso, e atue para melhorar sua liderança!

1- Abuse dos aplicativos de gerenciamento

As plataformas de gerenciamento de projetos são inúmeras e cada uma tem suas vantagens e desvantagens. Entre opções gratitas e pagas, você provavelmente já ouvir falar da Monday.com, Asana, Trello, Microsoft Project, entre muitos outros. Essas plataformas têm ferramentas que registram projetos, enviam notificações, separam as tarefas e contribuem para que os projetos sejam encaminhados de forma organizada.

Não deixe essa opção de lado: escolha o gerenciador de projetos que for melhor para sua empresa e coloque tudo lá – desde as tarefas mais simples até as mais complexas!

2- Faça follow-up diário (ou semanal)

Uma simples mensagem perguntando se está “tudo bem” pode fazer toda a diferença na hora de acompanhar os colaboradores da empresa, sejam freelancers ou contratados em situação de teletrabalho.

Muitos gerentes e líderes simplesmente aparecem no último dia do prazo para cobrar a entrega, quando o follow-up (acompanhamento) dos passos pode fazer toda a diferença para antecipar problemas ou evitar atrasos. Embora a necessidade de cobrar demais indique colaboradores despreparados, o acompanhamento “de perto” das tarefas indica uma boa liderança.

3- Faça videochamadas rápidas

Na hora de gerenciar equipes remotas, talvez uma conversa breve seja mais útil e eficiente que enviar muitas mensagens escritas. Por isso, não tenha receio de marcar horários para videochamadas – ou até mesmo chamadas em áudio!

Não importa se é pelo Whatsapp, Skype, Zoom ou Google Meet: alguns minutinhos de conversa para acertar detalhes e tirar dúvidas podem resolver muitos problemas de comunicação. Só não vale fazer reuniões extensas: seja direto ao ponto!

4- Use o e-mail como correspondência oficial

Não importa quantas plataformas você tenha ao seu dispor: o e-mail continua sendo a forma oficial de trocar correspondências. Na hora de assinar contratos, enviar orçamentos ou obter compromissos da equipe, ter um e-mail bem escrito pode fazer toda a diferença para registrar o que precisa, garantindo até mesmo segurança jurídica à empresa.

5- Antecipe as datas

Tem prazo para entregar até semana que vem? No próximo mês tem um projeto importante? O cliente pediu alguma atividade para as próximas semanas?

Se você tem que gerenciar equipes remotas, é melhor se antecipar e cobrar para que as coisas não sejam feitas às pressas. Procure estabelecer datas anteriores à entrega, para que o projeto possa ser revisado a tempo. Faça o acompanhamento antes do prazo, e procure fazer com que as entregas sejam realizadas antes da data marcada: assim você vai manter sua equipe remota bem organizada, e de quebra ficará “bem na fita” com o cliente!