Líder deve procurar estratégias para o uso do tempo de sua equipe

Christian Barbosa, especialista em administração do tempo e produtividade, fala sobre como o líder pode obter o melhor aproveitamento de sua equipe

Todos sabem que a produtividade de uma equipe é de responsabilidade direta de quem comanda o grupo. No entanto, muitos líderes ainda não enfrentam como deveriam a incumbência de orientar seus comandados sobre como vão utilizar o tempo que dispõem na execução das tarefas. Essa omissão tem resultado direto na queda de rendimento do time e no não cumprimento de metas.

“Se o líder não procura estratégias para o gerenciamento do tempo, a equipe fica à mercê das circunstâncias, das urgências e tudo vira prioridade”, explica Christian Barbosa, especialista em administração do tempo e produtividade. Ele lembra que gestões com essas características são marcadas pelo uso frequente horas extras e por funcionários muito estressados.

Para Barbosa, a atuação do líder produtivo passa por três pilares:

1 – O líder deve gerenciar o próprio tempo de maneira organizada e planejada. Não adianta querer cobrar algo da equipe que nem mesmo ele faz.
2 – Deve ajudar cada integrante da equipe a organizar seu tempo, estimulando o uso de ferramentas, a eficiência da comunicação, evitando o excesso de reuniões etc.
3 – Gerenciar a atuação do grupo, como parte integrante da empresa, definindo metas, processos e projetos e criando padrões de procedimento para as urgências, definindo o que é prioridade e ajudando a equipe a entender o que é importante e o que não é.

“Ignorar os dois primeiros pilares e partir diretamente para o terceiro também não funciona. Empresas são feitas de pessoas. Cada uma delas tem suas próprias características, seus problemas particulares, suas deficiências”, lembra Barbosa.

Vilões do tempo

No combate ao desperdício de tempo, as longas e improdutivas reuniões estão entre os vilões mais procurados. Ainda que de forma inconsciente, elas servem para muitos funcionários como uma oportunidade para a procrastinação.

Segundo o especialista em gerenciamento do tempo, muitas das reuniões podem ser evitadas, principalmente as recorrentes, com o uso das ferramentas de comunicação adequadas. Outro conhecido vilão é o uso de redes sociais via internet, que deve ser visto com mais cuidado na opinião de Barbosa.

“Às vezes a pessoa terminou uma tarefa supercomplexa e precisa relaxar por cinco minutos. A rede social serve bem a esse propósito. Não há problema nenhum nisso”, diz o especialista. “Mesmo porque, se a empresa proíbe completamente, a pessoa vai ao banheiro e acessa via celular. É como se disse ‘me engana que eu gosto.’”

“Também não sou favorável a deixar o acesso totalmente liberado, porque as pessoas costumam abusar. Então é preciso estabelecer um controle mais disciplinado”, recomenda Barbosa. “Existem softwares que limitam o uso de determinados sites por 30 minutos, por exemplo. Também é possível permitir o acesso em horários pré-estipulados, como a hora do almoço, no início e o final expediente.”
É natural que o líder encontre resistência entre seus comandados ao inserir novas rotinas e delimitar o uso dos intervalos.

Neste momento, ele deve fazer valer a sua capacidade de motivar e gerenciar pessoas. “As pessoas não gostam de controle, às vezes não gostam de se planejar. Algumas acham que isso não funciona. Sem dúvida vai haver resistência. Cabe ao líder vencer essa barreira e garantir a produtividade da equipe num ambiente agradável a todos.”

Fonte: Portal HSM