Resolver de perto ou de longe?

Utilizar recursos tecnológicos para a realização de reuniões virtuais por meio de teleconferências, videoconferências, sistemas de telepresença e outras tecnologias de comunicação e compartilhamento, ainda são vistos com algum estranhamento no meio corporativo.

O diretor da Entelcorp, Edison R. Morais, especializada em gestão de custos em telecomunicações, a videoconferência ainda pode ser encarada como uma “ilustre desconhecida” entre as empresas brasileiras.

“Mesmo sendo uma tecnologia que já possui mais de duas décadas e pouco mais de 15 anos em comercialização plena, ainda hoje a videoconferência é um recurso subutilizado quando comparado aos seus reais benefícios”, disse ele.

As despesas com viagens, por exemplo, é o maior motivador para as empresas que adotam as tecnologias de reuniões virtuais, que economizam no deslocamento (passagem aérea, aluguel de veículo, taxi ou combustível em veículo da própria empresa) e hospedagem. Mas também deve ser considerado a produtividade do profissional, que pode ser comprometida por consequência de sua ausência durante a viagem.

Videoconferência como alternativa

Para Morais, a grande vantagem de se realizar videoconferência é a agilidade da ferramenta, a objetividade das reuniões e um maior envolvimento de funcionários, que passam a estar disponíveis para os encontros.

Ele lembra também que o uso da videoconferência contorna uma questão que preocupa cada vez mais as empresas brasileiras: a segurança dos funcionários durante a viagem e uma iniciativa de preservação ao meio ambiente.

Segundo estudos organização Carbon Disclosure Project, calcula-se que uma empresa com funcionários que realizam cerca de 900 viagens por ano seja responsável pela emissão de aproximadamente 2,2 mil toneladas de CO2 despejados na atmosfera com o deslocamento de sua equipe neste período. Deste modo, impedir o lançamento desses poluentes é o equivalente a tirar de circulação 434 veículos das ruas.

Serve para meus negócios?

É importante lembrar, entretanto, que encontros virtuais não garantem solução para todo e qualquer problema. Em situações críticas, como o fechamento de uma venda, a motivação da equipe, a cobrança por resultados ou a solução para um desentendimento, uma reunião “olho no olho” pode ter mais chances de prosperar.

Um artigo publicado recentemente pela Fortune assinado por Anne Fischer (Think virtual meetings are hard? You’re right) chama a atenção para o tema. O texto afirma que as reuniões virtuais não podem ser conduzidas da mesma maneira que encontros presenciais, embora esse seja um vício recorrente também entre os norte-americanos.

Entre as técnicas para capturar a atenção dos participantes com maior eficiência, estão minimizar as distrações visuais, olhar sempre diretamente para as lentes da câmera, falar lentamente e incentivar a interação com os demais colegas da reunião.

Há também uma etiqueta a ser respeitada nas reuniões virtuais, assim como nas presenciais, afinal, é considerado extremamente indelicado, por exemplo, checar e-mails ou enviar mensagens de texto via celular durante a reunião.

Fonte: Portal HSM